“El sistema de archivado Fina es una de las soluciones que hemos puesto frente a las incidencias que pueden surgir de un error involuntario cometido durante las tareas de archivado de bloques de parafina. Tras las primeras pruebas ya comprobamos que el sistema funciona y estuvimos abiertos a la mejora. Desde entonces, los técnicos no paran de agradecer su adquisición”.
El sistema de archivado Fina (Dreampath) para bloques de parafina es una solución frente a los errores humanos que se pueden cometer en el archivado de muestras en el Hospital General Universitario Morales Meseguer. La Dra. Asunción Chaves, Jefa del Servicio del Laboratorio de Anatomía Patológica de este hospital asegura que Fina “disminuye los errores, aumenta la seguridad del paciente, la tranquilidad de los patólogos y, en definitiva, mejora la calidad asistencial”
Fina es un sistema de trazabilidad en el archivado de los bloques de parafina. Monitoriza y traza los procesos de almacenamiento de estos bloques usando unas bandejas diseñadas específicamente para poder ser escaneadas por el sistema. Cada bloque obtiene un código de barras y el detector óptico del escáner lo registra. De esta forma, el sistema guarda la posición exacta del bloque dentro de la bandeja y, a su vez, dentro del módulo archivador.
Es un sistema novedoso y único en el mundo, que está revolucionando el sistema de archivado de numerosos laboratorios españoles hoy en día. Todos ellos no encuentran más que ventajas. De hecho, tras años trabajando con Fina, la Dra. Chaves no puede esperar para comenzar a trabajar con su homólogo de archivado de portaobjetos: Crystal.
¿Por qué están todos los laboratorios tan contentos con los sistemas de archivado de Dreampath? Descúbrelo de la mano de la Dra. Chaves.
La Dra. Chaves lo tiene claro: con los sistemas de archivado de Dreampath se ahorra tiempo, se obtiene trazabilidad y se gana seguridad. Asegura que estas tres cuestiones son fundamentales para ofrecer un servicio de calidad.
“No sé con certeza todas las horas que hemos ahorrado, pero los técnicos no paran de agradecer que hayamos adquirido este sistema”. Desde que usan Fina, la tarea del archivo se ha visto muy reducida en tiempo, algo con lo que los técnicos están muy contentos. Los técnicos evitan todos los errores posibles sin tener que invertir el mismo grado de concentración que cuando hacían uso de un sistema de archivado manual.
El Laboratorio de Anatomía Patológica ya tenía implementado un sistema de trazabilidad general para todo el laboratorio. Sin embargo, el uso de un sistema de archivado diseñado para garantizar la trazabilidad aporta una seguridad y fiabilidad que no puede conseguirse con un sistema de archivado convencional.
De hecho, la Dra. Chaves recuerda el método de archivado cuando ella comenzó a trabajar en el hospital. Se trataba de un sistema de archivo completamente manual, en el que se escribían los números a mano. “Podía haber confusiones al escribirlo, al leerlo, podían borrarse..:”. Son errores que desaparecen al incorporar un sistema de archivo digitalizado, como es Fina.
La propia Jefa del Servicio admite la facilidad con la que pueden cometerse errores: “es muy humano y muy fácil que, en un momento dado, te distraigan y lo coloques en una ubicación incorrecta.
Vivir los momentos de tensión cuando la muestra de un paciente no está donde debe de estar no es del agrado de nadie. “Ocurre pocas veces, aunque no debería de ocurrir nunca”, asegura Chaves.
Estos errores pueden tener consecuencias negativas para los pacientes que pueden necesitar, en la evolución de su enfermedad, la realización de técnicas adicionales en sus muestras. Si los bloques que las contienen no se encuentran, el paciente podría no verse beneficiado de las nuevas terapias.
La Dra. Chaves obtiene de esta tecnología una solución para mejorar la calidad de la asistencia a los pacientes de su hospital.
Cambiar radicalmente la forma de archivar las muestras es un reto. Pero la Dra. Chaves es contundente: “yo confié en el sistema y, de hecho, ha sido asimilado fácilmente por parte de los técnicos y funciona”.
Lanzarse directamente a un cambio así no es fácil. Por eso ICSA, durante unos días, realizó junto a los técnicos del laboratorio pruebas de archivado. “Cuando todo va bien y funciona, te relajas y confías. No dejamos esto en manos de cualquiera”, reconoce Chaves.
El miedo y las inseguridades se pierden cuando el sistema que salvaguarda las muestras de miles de pacientes funciona. “Los patólogos nos jugamos mucho si no encontramos esos bloques, la responsabilidad es nuestra”, dice la doctora.
El Laboratorio de Anatomía Patológica del Hospital General Universitario Morales Meseguer tiene un volumen de trabajo muy elevado por varios motivos:
Todo esto se traduce en una actividad muy elevada para un espacio muy reducido. Por ello, ha sido esencial el ahorro de espacio dentro del laboratorio con el uso de Fina.
“El espacio que usábamos para el archivado temporal ocupaba unos 2 metros de bancada porque guardamos los bloques más recientes en el laboratorio. Pasado un tiempo, sí que los bajamos al archivo definitivo, pero mientras tanto, es importante que no ocupen tanto espacio”, menciona la Doctora.
De hecho, este es uno de los motivos por el cual están deseando comenzar a utilizar ya el sistema de archivado para portaobjetos Crystal: “Los portaobjetos se nos acumulan, no nos caben”.
Crystal no solo va a aportarles la optimización del espacio. Chaves está convencida de que también les va a ayudar a reducir los errores. “Los bloques son importantes porque, siempre que lo tienes, puedes volver a hacer un corte nuevo. Pero los portaobjetos son importantes porque es lo que tú has visto cuando has diagnosticado”, explica la patóloga.
Además, existen muestras en portaobjetos que necesitan ser todavía más cuidadas. Por ejemplo, en el caso de las citologías, que son muestras que se guardan directamente en el portaobjetos, no tienen bloques. Cualquier laboratorio, incluído el del Morales Meseguer, debe asegurarse de que estas muestras estén bien salvaguardadas. Y así lo estarán dentro de poco, cuando sean archivadas con el sistema de archivado Crystal.
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